Slider billede til forside

Som rådgiver ærgrer man sig, når man præsenteres for en skattesag om kørselsgodtgørelse, hvor SKAT har beskattet godtgørelsen med den begrundelse, at bilagene ikke lever op til SKATs krav.

 

SKAT har i mange situationer for let spil, når de undersøger virksomheders udbetaling af kørselsgodtgørelse. For sagen er, at mange virksomheder ikke kan leve op til de meget høje krav, som SKAT stiller for at udbetalingen kan ske skattefrit til medarbejderne. Det gør naturligvis ikke situationen bedre, at SKAT af egen drift løbende føjer nye betingelser til.

 

Tilsidesætter SKAT bilagene, kan det have store økonomiske konsekvenser for både medarbejdere og virksomhed.

 

Som rådgiver tænker man, at situationen kunne have været en helt anden, hvis der fra virksomhedens side havde været bare lidt mere fokus på sagen.

 

Efter Ligningslovens § 9B kan en virksomhed dække medarbejdernes udgifter til erhvervsmæssig kørsel i egen bil. Dækningen sker efter de kilometertakster, som SKAT melder ud én gang årligt.

Som erhvervsmæssig kørsel regnes kørsel mellem arbejdssteder, kørsel på arbejdspladser og kørsel til skiftende arbejdssteder, dvs. kørsel fra bopælen til midlertidige arbejdssteder. Et arbejdssted kan højest være midlertidigt i 60 arbejdsdage.

 

En forudsætning for at kørselsgodtgørelse kan udbetales skattefrit er, at udbetalingen sker på grundlag af kørselsbilag, som opfylder de krav, der fremgår af SKATs bekendtgørelse fra 2000, BEK 173 2000, dvs. at bilagene skal indeholde følgende oplysninger:

  • Modtagerens navn, adresse og CPR-nr.
  • Kørslens erhvervsmæssige formål.
  • Dato for kørslen.
  • Kørslens mål med eventuelle delmål.
  • Angivelse af antal kørte kilometer.
  • De anvendte satser.
  • Beregning af befordringsgodtgørelsen.

 

Bilagene skal være udformet, så arbejdsgiver kan sikre sig, at betingelserne for skattefrihed er opfyldt.

 

Det er dog ikke tilstrækkeligt, at arbejdsgiver føler sig på sikker grund ved udbetalingen. Bilagene skal også opfylde SKATs krav til indhold, og dette giver i praksis store udfordringer.

 

Tendensen er, at SKATs krav til kørebilagene vokser, og det betyder, at formelle fejl i dag kan fælde et kørselsbilag med den konsekvens, at medarbejderne beskattes af godtgørelsen. Kører man fx altid fra bopælen, men fremgår dette ikke klart, eller mangler bilagene fx navn og cpr.nr., kan det være tilstrækkeligt til at SKAT underkender kørselsbilaget.

 

Dette kan så have den konsekvens, at SKAT underkender ikke kun det fejlagtige bilag, men hele virksomhedens kørselsbilag med den begrundelse, at virksomheden jo ikke kan have ført den fornødne kontrol, når sådanne fejl kan passere uden at blive opdaget.

 

Derudover accepterer SKAT ofte ikke, at oplysningerne fremgår af flere bilag. For eksempel er det typisk ikke tilstrækkeligt, at beregningen af kørselsgodtgørelsen fremgår af lønsedlen. SKAT kræver normalt, at beregningen skal fremgå af bilagene, hvor kørslen også fremgår.

 

SKAT nøjes endvidere ikke med kun at stille de krav, som fremgår af bekendtgørelsen, men opfinder løbende selv nye krav.

 

Eksempelvis er SKAT i de senere år begyndt at stille krav om at bilens registreringsnummer fremgår af bilagene, selv om dette ikke er et krav ifølge bekendtgørelsen.

 

Et andet krav, som heller ikke kan udledes af bekendtgørelsen er SKATs stigende krav til dokumentation for, at arbejdsgiver har ført den fornødne kontrol. Selv om bilagene måtte opfylde de krav til indhold, som fremgår af bekendtgørelsen, og man derfor skulle antage, at betingelserne for skattefriheden er opfyldt, er det ikke nødvendigvis korrekt. Det er nemlig ikke usædvanligt, at SKAT kræver at arbejdsgivers kontrol er synlig på bilagene for at godkende skattefriheden. Kan man ikke via fx påtegning på bilagene dokumentere kontrollen, kan det være tilstrækkeligt til at SKAT underkender bilagene, jf. fx Landsskatterettens kendelse i j.nr. 13-6638028, hvor Landsskatteretten dog afviste, at SKAT kunne stille et sådant krav. Er man hovedaktionær må det i den forbindelse anbefales, at man ikke selv foretager kontrollen, men at kontrollen foretages af en anden medarbejder i selskabet.

 

 

Elektroniske kørebøger

Elektroniske kørebøger vinder frem i disse år. Mange antager fejlagtigt, at elektroniske kørebøger dækker SKATs krav. Dette er en misforståelse, da de elektroniske kørebøger typisk kun indeholder nogle af de krævede oplysninger. For eksempel fremgår formålet med kørslen typisk ikke.

Vil man benytte elektroniske kørebøger er det vigtigt, at man dagligt tilføjer de oplysninger, som bekendtgørelsen kræver, herunder formål, beregning, cpr.nr. mv. Derudover skal man også her sikre sig, at arbejdsgivers kontrol fremgår.

 

 

Når skaden er sket

 

Er skaden sket, og har SKAT tilsidesat kørselsbilagene, kan man naturligvis gå klagevejen.

 

Som alternativ til en klage, er der mulighed for at medarbejderen i stedet anmoder SKAT om at indrømme kørselsfradrag efter reglerne for kørsel hjem-arbejde, dvs. at der gives fradrag for kørsel udover 24 km pr. dag og med reduceret takst for kørsel over 120 km pr. dag. Fradraget er et ligningsmæssigt fradrag, og har derfor kun en lav skatteværdi. Så dette kan på ingen måde holde medarbejderen skadesløs.

 

Som et yderligere alternativ er der mulighed for, at arbejdsgiver søger SKAT om at fritage medarbejderne for skat mod at arbejdsgiver i stedet betaler en afgift på 56 % af den skattepligtige godtgørelse. Afgiften kan ikke fratrækkes i virksomhedens indkomst, men medarbejderne slipper i denne situation for beskatning af godtgørelsen, og beskattes heller ikke af afgiften.

 

Begge alternativer kan anvendes for alle medarbejdere, også hovedaktionærer.

 

Hvis arbejdsgiver i andre tilfælde dækker medarbejdernes skat, skal dækningen behandles som yderligere løn, som der skal indeholdes A-skat mv. af.

 

Har du spørgsmål til kørselsgodtgørelse eller beskatning af personale, er du naturligvis velkommen til at kontakte Hejm Advokater.

Profil af Helle

Hvis du vil vide mere, så kontakt meget gerne Helle Hougård Porsfelt

Telefon: (+45) 6144 0708
Mail: hhp@hejm.dk